20170120 Notulen bestuursvergadering

Marijke en Hans zijn afwezig wegens verblijf in het buitenland.

  1. Opening

Gerard opent om 14 uur de vergadering

  1. De agenda wordt vastgesteld

Toegevoegd worden de punten nieuwjaarsreceptie, schoonmaak en verzekeringen

  1. Verslag bestuursvergadering 2-12-2016

Het verslag wordt vastgesteld

Naar aanleiding ervan meldt Gerard dat het ontmoeten van de JdB-club uit Heerhugowaard Ca Roule op 13 of 27 mei wordt verwacht.

De punten van de actielijst hebben aandacht gehad en zijn afgerond.

  1. Ingekomen en uitgegane berichten:
  • Bedanken Jan Baalbergen
  • Bedanken Bernadette Rautenberg
  • Aanmelding Wilma Slotema
  • Aanmelding Cor Verschoor
  • Aanbod Ton Pepping over info uit archief Historische Kring
  • Verzoeken Hubrecht Duijker over spelen op 2e kerstdag en 1-1-17
  • NJBB vraagt gegevens van bestuursleden. Die zijn er al. Nico zal daar op wijzen.
  1. Correspondentie rond Joke van den Bosch                                                                              
    1. Het bestuur heeft in de nieuwsbrief en in de Nieuwjaarstoespraak duidelijk gesteld dat het beleid gericht is op het aantrekken van nieuwe leden. Daarin past een hartelijk welkom en een coöperatief inwerken in het spel. Daarbij zijn drie gedragsregels in acht te nemen:
  • Een communicatie binnen de vereniging die passend, kameraadschappelijk is.

In concreto: geen persoonlijke zaken over de email aan andere leden

  • Nieuwe leden moeten deze sport zich nog eigen maken daarvoor is een introductie nodig en coöperatieve medewerking van leden met ervaring
  • Als er klachten zijn over het gedrag van leden dienen zij daar persoonlijk op te worden aangesproken en zo nodig kan de bevinding aan het bestuur worden kenbaar gemaakt.In de discussie wordt voorgesteld een vertrouwenscommissie in te stellen om bij conflicten de partijen te horen en het bestuur te adviseren.Besloten wordt dat twee bestuursleden in het onderhavige geval met beide partijen een gesprek zullen hebben.

 

  1. De Jaarplanning                                                                                                                  
    1. Het clubkampioenschap is gepland op 16-4 dat is eerste paasdag. Dat is niet gelukkig en wordt gewijzigd.
  2. De nieuwjaarsreceptie                                                                                                                        
    1. Het was een ontspannen fijne bijeenkomst waarin Gerard de nieuwe Website presenteerde. Er waren rond 50 personen die enthousiast reageerden op de nieuwe website. Theo zal een verslag/protocol maken voor volgende nieuwjaarsrecepties.
  3. De website                                                                                                                              
    1. Gerard wordt gecomplimenteerd met de fraaie lay-out en de verzorgde inhoud. Na overleg wordt besloten enkele veranderingen aan te brengen. Het historisch overzicht wordt geplaatst in het besloten deel en de emailadressen worden niet vermeld. De vermelde samenstelling van commissies en personen bij wie consumptiekaarten betrokken kunnen worden zullen aangevuld worden. Michel van Wieren zal een bedankje krijgen voor zijn behulpzaamheid.
  4. Sociale Hygiëne.
    1. De laatste hand wordt gelegd aan het bestuursreglement. Dit wordt vastgesteld. Het is nu klaar om het naar de Gemeente te sturen ter verkrijging van de gewenste vergunningen.
  5. Concept Bardienstreglement                                                                                              
    1. Gerard heeft een digitale versie van het bestuursreglement en het bardienstreglement gemaakt. Dit kan dan met de statuten en het huishoudelijk reglement als wijziging op het bestaande aan de nieuwe leden worden toegestuurd.
  6. Promotarieven.                                                                                                                          
    1. Er ligt een voorstel om de tarieven voor promo’s enigszins aan te passen. Het bestuur stemt daar gedeeltelijk mee in. Nico neemt daarover contact op met Wout.
  7. Financieel en Administratieve zaken en verzekeringen                                                    
    1. Nico heeft van de gemeente nota’s ontvangen voor verzekeringen die ons onbekend waren. Het betreft een opstalverzekering voor de eigenaar maar niet voor een aandeel van de huurder. Dit impliceert onvoorziene uitgaven en een aanpassing van door ons afgesloten verzekeringen. Nico behartigt de clubbelangen met een reële inschatting van inventaris en eigen aandeel in het pand.
  8. Financieel jaarverslag over 2016 en begroting 2017.
    1. Nico heeft de stukken perfect in orde volgens de kascommissie. De inkomsten en uitgaven over 2016 komen heel goed overeen met de begrote getallen. Het verslag is zeer positief. Een punt van aanbeveling is aandacht te besteden aan de bedragen voor afschrijving van inventaris en opstal. Er wordt ook voorgesteld dat het bestuur een meerjarenplan zal opstellen.
  9. De agenda voor de komende ALV,
    1. De agenda wordt vastgesteld. De wijzigingen in het ledenbestand met name door overlijden en lichamelijke beperkingen is een aandachtspunt. Dat geldt ook voor het behalen van een IVA certificaat ook al kan bardienst gedaan worden als men dat niet heeft. De aankondiging van de ALV moet 2 weken van te voren bij de leden zijn. Dat kan goeddeels per email. Gerard verklaart zich bereid dat te verzorgen.
  10. Het schoonmaken van de Boulodrome                                                                          
    1. Het schoonmaken van binnen en van buiten blijft een punt van       aandacht. Gerard en Nico zijn bezig een meer bevredigende situatie te realiseren.
  11. Rondvraag                                                                                                                                  
    1. Nico meldt dat er op 27 februari een herhalingscursus is voor AED gecertificeerden (reanimatie opfris avond). Dit zal de desbetreffende leden per email worden meegedeeld.
  12. Gerard sluit de vergadering rond 16.15

Een reactie plaatsen