20170208 Notulen ALV

De voorzitter opent de vergadering rond 20.00 uur en heet de 20 aanwezigen welkom

  1. Mededelingen en correspondentie:
  • Er zijn afmeldingen ontvangen van “De Krans”, Wout Wessel, Ben en Truus de Graaff, Hennie Hak, Cor de Pijper.
  • Er zijn steeds wijzigingen in de ledenlijst door opzeggingen en aanmeldingen. Het aantal leden blijft vrij stabiel rond de 90.
  • Nico heeft de verzekeringen kritisch nagelopen en heeft opgemerkt dat er overlap  was en er ook eigendomsbelangen niet verzekerd waren.

In de daarop volgende discussie licht Nico toe dat het gebouw al door de gemeente is verzekerd waarvoor de premienota aan ons wordt doorgestuurd maar ons huurdersbelang valt daar niet onder en dat was niet verzekerd.

De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering die voor ons van toepassing is. Door de nu aangebrachte veranderingen is onze club beter verzekerd voor alle mogelijke aanspraken en/of schaden en dat voor een veel lagere premie.

  • Wil Steenbergen heeft op internet een zeer nuttig boekje “Technieken van het spel” (Jeu de Boules) ontdekt. Er is contact opgenomen met de desbetreffende JdB-club in Stiphout. Er staan een paar onvolkomenheden in en als die verbeterd zijn mag onze club er over beschikken mits met bronvermelding.
  • Het bestuur heeft in het kader van het cursus project een introductie in het Jeu de Boulen aangeboden. Het gaat om drie  speelmomenten. Als er leden zijn die onderwijs willen komen geven zijn ze daartoe uitgenodigd.

Notulen van de ALV gehouden 10-02-2016

  1. Redactioneel worden geen opmerkingen gemaakt
  2. Naar aanleiding van wordt geïnformeerd naar het opgestelde bestuursreglement.

BESPREKING VAN HET BESTUURSREGLEMENT

Voorzitter neemt met de vergadering het wel met de stukken mee gestuurde maar niet geagendeerde reglement door.

Op de vraag of er geen goedkeuring van de ledenvergadering vereist is wijst de voorzitter er op dat dat wel kan maar niet nodig is omdat het bestuur het reglement  statutair mag vaststellen.

Nu er twee leden zijn die het diploma hebben voor ”Leidinggevend” in het kader van de Drank- en Horecawet en een aantal leden het certificaat “Barvrijwilliger” hebben behaald is bij de gemeente een Horeca vergunning aangevraagd. Dit impliceert onder andere dat naast zwak alcoholische dranken nu ook sterkere alcoholische dranken geschonken mogen worden.

De voorzitter roept alle leden op het certificaat Barvrijwilliger( via hem op internet) te gaan halen. Het niet hebben behaald van dat certificaat betekent echter geen vrijstelling van bardienst.

Financieel verslag over 2016 en de begroting voor 2017.

De penningmeester licht de stukken toe. De rente inkomsten zijn lager dan begroot. Ook van enkele andere posten is het vastgestelde bedrag iets afwijkend van het begrote bedrag maar de gesommeerde gerealiseerde  bedragen zijn zowel in het  positief als in het negatief vrijwel precies in overeenstemming met de begrote bedragen.

Belangrijke inkomstenbronnen zijn de promo’s en de feestweek. Die zijn essentieel voor de huidige financiële huishouding.

Verslag van de kascommissie

Dit verslag is met de stukken aan de leden toegestuurd. In een toelichting wordt genoemd het afschrijven op bezittingen van onze club die in feite niet in gebruik zijn. De penningmeester zal daar aandacht aan schenken.

De vergadering gaat akkoord met het verslag en de financiële stukken.

De penningmeester wordt met applaus gedechargeerd  over het boekjaar 2016.

 

Completeren kascommissie

Aftredend is Cor de Pijper. In de vacature wordt Brenda Kater benoemd.

 

Bestuursverkiezing.

Conform het rooster van periodiek aftreden is Marijke van Straaten aftredend en zij stelt zich herkiesbaar.

De vergadering stemt  met applaus in met een verlenging van haar bestuursperiode. Opgemerkt wordt dat het bestuur best  uit zes personen kan bestaan en dat er dus een zetel beschikbaar is voor een tweede dame die zich kan kandideren. Hierop volgt geen aanmelding.

 

Benoeming gekozen bestuurslid

Marijke wordt voor een volgende periode benoemd.

 

Sociale Hygiëne

In feite is met het bespreken van het barreglement dit punt al aan de orde geweest. Er wordt op gewezen dat 27 leden met een certificaat Barvrijwilliger wel weinig is op een bestand van 90 leden. Gevraagd wordt in hoeverre “De Krans “met 11 leden zich ook aan deze regels houdt. Het bestuur zal dat nagaan.

De aanvraag voor een horeca vergunning ligt bij de gemeente en aan alle voorwaarden is naar de mening van het bestuur voldaan.

 

Opvang nieuwe leden.

Voorzitter wijst er op dat onze club graag nieuwe leden ontvangt. Zowel in de nieuwsbrief als in de nieuwjaarstoespraak heeft hij gesteld dat de leden dan gastvrij en coöperatief deze personen moeten ontvangen en het spel Jeu de Boules leren eigen maken. Dat eist een positieve inzet zowel van het nieuwe lid als ook van de clubleden. Uiteraard zal er een verschil in spelniveau zijn tussen beginners en leden met een langere staat van dienst. Het bestuur heeft zich niet voldoende gerealiseerd dat mede door het folderen de laatste tijd relatief vrij veel nieuwe leden zijn gekomen

De ervaring is dat het  opvangen meestal best wel goed verloopt maar soms dus niet.

Recent heeft dat bij twee nieuwe leden tot een nare situatie met een clublid geleid.

In deze situatie heeft het bestuur de beide partijen uitgenodigd voor een gesprek. De nieuwe leden hebben zich daaraan onttrokken door te bedanken als lid.

Het bestuur heeft ten aanzien van deze problematiek een duidelijkstandpunt:

Onervaren nieuwe leden moeten worden opgevangen door een ervaren lid van de club en separaat onderwezen worden in de regels van het spel. Dat zal wellicht enkele malen nodig zijn voordat het desbetreffende nieuwe lid kan gaan spelen volgens de normale procedure “Ballen in de zak”.

Als er spanningen of een conflict gaat ontstaan dient dat in een vertrouwelijk gesprek aan een bestuurslid voorgelegd te worden. Het is strijdig met de clubsfeer als via email of discussies aan de Bar deze conflicten uitgedragen te worden. Als dat laatste zich wel voordoet moet dat zo snel mogelijk gestopt worden. Dat is in het clubbelang een opdracht aan alle leden. Dit standpunt wordt door het bestuur in het te voeren gesprek verwoord. De inhoud van dit soort gesprekken die het bestuur dan met personen heeft zijn vertrouwelijk.

In principe zijn de emailadressen van de leden niet openbaar. Bij mededelingen via email aan de leden moet voorkomen worden dat alle email adressen daarbij vermeld staan. Dit dient voorkomen te worden door gebruik te maken van Cc en Bcc adressering.

Rondvraag

  • Ton Verhaar vraagt naar de gasleverantie want op een zondag bleek de tank leeg. Kan niet geregeld worden dat  er tijdig een gasleverantie plaatsheeft?

Een dergelijke automaat is niet in onze gasvoorziening aanwezig. Wel is het gasverbruik de laatste twee maanden abnormaal hoog geweest.

De vraag is of de thermostaat beschermd moet worden voor willekeurige veranderingen van de automatische instellingen die door aanwezigen aangebracht kunnen worden door aan de instellingsknop te draaien.

  • Simon van Straaten vraagt of er promo’s zijn afgezegd omdat de entree kosten te hoog waren.

Gerard antwoordt dat er wel sprake is geweest van een annulering en dat het bestuur in overleg met Wout Wessel een passende wijziging in de regeling heeft aangebracht.

  • De penningmeester wijst er op dat een groot aantal leden voor onze club in allerlei vormen zich als vrijwilliger inspannen om alles goed te laten functioneren. Dat is van essentieel belang. Daarvoor is het bestuur die leden zeer erkentelijk.

 

Niets meer aan de orde zijn de sluit de voorzitter de vergadering rond 19.20 uur

Een reactie plaatsen